مدیریت پروژه آنلاین | استفاده بهینه از پلتفرم‌های آنلاین و مزایای آن‌ها

چگونه پروژه‌ها را به‌طور آنلاین مدیریت کنیم؟
مدیریت پروژه شامل اقدامات متعددی از جمله برنامه‌ریزی پروژه، استفاده از راهکارهایی برای افزایش تعامل بین اعضا، مدیریت کارها، پیگیری پیشرفت و ایجاد بهبودها می‌شود. امروزه از انواع نرم‌افزارها و پلتفرم‌ها می‌توان برای مدیریت پروژه به‌شکل آنلاین استفاده کرد.

این یعنی شما و اعضای گروه می‌توانید از راه دور نیز به آخرین به‌روزرسانی‌ها و داده‌های پروژه دسترسی داشته باشید و از این پلتفرم‌ها برای ارتباطات سازمانی، کارهای مدیریتی و نظارتی، ارائه بازخورد، گزارش‌گیری و ... استفاده کنید. در این مطلب با نکات روش مدیریت پروژه آنلاین با این ابزارها آشنا می‌شویم.
 

آیا مدیران پروژه به ابزارهای مدیریت پروژه آنلاین نیاز دارند؟
در دنیای فناوری استفاده از راهکارهای سنتی و دستی به‌معنای اتلاف وقت و افزایش احتمال بروز اشتباهات انسانی است. از سوی دیگر مدیران پروژه به‌طور روزانه دارای وظائف متعددی هستند و شما هر اندازه هم که باهوش باشید به‌دلیل مشغله‌های زیاد مشکل است با مشکلاتی مانند کمبود وقت برای انجام کارها مواجه شوید.

ابزارهای مدیریت پروژه آنلاین دارای قابلیت‌هایی برای خودکارسازی فرآیندها مانند گزارش‌گیری خودکار، اتوماسیون ایمیل، ابزارهای هوشمند تجزیه و تحلیل و ... هستند. بنابراین استفاده از آن‌ها قطعا باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود.
از سوی دیگر مدیریت پروژه آنلاین آموزش خاصی نیاز ندارد و در صورت برخورداری از یک رابط کاربری ساده امکان استفاده از آن برای همه مدیران و کارکنان وجود دارد. همچنین این ابزارها دارای سطح‌بندی در دسترسی‌ها هستند تا کارکنان نیز بتوانند در بخش‌‍‌های خاص، داده‌های جدید را بارگزاری کنند و یا از ابزارهای چت داخلی آن‌ها برای برگزاری جلسات دورکاری یا تعاملات سازنده بهره بگیرند.

اهداف مدیریت پروژه آنلاین
بسیاری از مدیران پروژه به‌طور همزمان در حال رسیدگی به چند پروژه مختلف هستند که هر کدام از آن‌ها دارای اهداف، محدودیت‌ها، منابع و بودجه متفاوت می‌باشند. بنابراین این ابزارها به سازماندهی، برنامه‌ریزی و نظارت بر چند پروژه به‌طور همزمان کمک می‌کنند. گاهی اوقات نیز یک پروژه به‌تنهایی دارای مراحل متعدد و پیچیدگی‌های فراوان است. بنابراین استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین باعث افزایش دقت و بهبود تصمیم‌گیری‌های مدیریتی می‌شود. در ادامه برخی از اهداف روش مد‌یریت پر‌وژه آنلاین را مرور می‌کنیم.
 
برنامه‌ریزی پروژه
برنامه‌ریزی پروژه شامل مراحلی مانند گردآوری اطلاعات اولیه، نیازهای مشتری، نتیجه مورد انتظار از پروژه، منابع مورد نیاز و ... می‌شود. در ادامه مدیران طی نشست‌هایی با همه افراد درگیر در پروژه، ایده‌های اولیه را به یک برنامه عملیاتی تبدیل می‌کنند.

همچنین جلساتی نیز باید با اعضای تیم‌ها برای ارزیابی اهداف پروژه برگزار شود. تعیین اهداف واضح، واقع‌بینانه و قابل دستیابی بر اساس محدودیت‌های پروژه در این بخش اهمیت بالایی دارد. با استفاده از ابزارهای مدیر‌یت پرو‌ژه آنلاین به‌راحتی می‌توان اقدامات مربوط به برنامه‌ریزی پروژه را انجام داد. همچنین در صورت ابری بودن پلتفرم، این داده‌ها در فضای ابری ذخیره‌سازی می‌شوند.

پیگیری مراحل پروژه
پروژه‌ها با استفاده از ابزارهای داخلی پلتفرم مدیریت پروژه به مراحل مختلفی تقسیم‌بندی می‌شوند. هر مرحله ممکن است شامل چندین وظیفه برای تکمیل باشد. در ابزارهایی مانند گانت چارت این امکان برای شما وجود دارد که برای هر وظیفه، زمان شروع و اتمام را تعیین کنید. وظائف نیز به انواع انجام شده، در حال انجام و انجام نشده تقسیم می‌شوند. حتی می‌توان میزان پیشرفت کار در یک وظیفه در حال انجام را پیگیری کرد. بنابراین پیگیری پیشرفت پروژه با استفاده از این ابزارها آسان می‌شود.

مدیریت پرسنل و تعامل با آن‌ها
یکی از مزایای استفاده از ابزار مدیریت پروژه آنلاین این است که مدیران با استفاده از آن‌ها می‌توانند اطلاعات مربوط به وظائف را ثبت کرده و آن‌ها را بین اعضای گروه توزیع کنند. همچنین اعضای تیم‌های کاری از طریق این نرم‌افزارها به ابزارهایی برای به‌اشتراک‌گذاری انواع فایل و ابزارهایی برای تعامل دسترسی دارند. مزیت دیگر نیز است که تمامی این ابزارها به‌طور جامع در یک پلتفرم تعبیه شده‌اند.

مستندسازی پروژه؛ یکی از اهداف مد‌یریت پرو‌ژه آنلاین
یکی از دیگر از اهداف روش مدیریت پروژه آنلاین مستندسازی است. این یعنی در این روش تمامی داده‌ها شامل منابع تخصیص‌یافته، منابع استفاده شده، زمان شروع و اتمام کارها و ... در یک پلتفرم جامع ثبت می‌شوند. بنابراین امکان گزارش‌گیری از این موارد وجود دارد. همچنین می‌توان از سوابق برای مواردی مانند تعیین دستمزدها و ... استفاده کرد.
 
بررسی میزان تحقیق اهداف
هر پروژه دارای اهداف مشخصی است و مدیران پروژه‌ها می‌توانند شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را برای سنجش موفقیت شناسایی و ارزیابی کنند. بنابراین آن‌ها می‌توانند با استفاده از داشبورد خود گزارش‌های عملکرد را نیز ایجاد کنند.

ابزارهای مدیریت پروژه چه قابلیت‌هایی دارند؟
نمونه‌های بسیاری از ابزارهای مدیریت پروژه وجود دارند. تقریبا همه آن‌ها دارای اهداف عمومی مانند سازماندهی بهتر کارها و بهبود گردش کار هستند اما قابلیت‌های آن‌ها و نوع تمرکز آن‌ها تفاوت‌هایی دارد. بنابراین شما باید متناسب با نیازهای سازمان و کسب‌وکار خود، قابلیت‌های این ابزارها را بررسی کرده و بهترین نرم‌افزار یا پلتفرم تحت وب را انتخاب کنید.
 
برخی از ویژگی‌های قابل انتظار در این پلتفرم‌ها را با هم مرور می‌کنیم:

• ابزارهای زمان‌بندی مانند نمودار گانت، جدول زمانی و تقویم
• ابزارهای بهبود همکاری مانند به‌اشتراک‌گذاری فایل، دورکاری، پیام‌رسانی و چت ویدئویی
• امکان ادغام با دیگر نرم‌افزارهای سازمان
• ابزارهایی برای گزارش‌گیری
• ابزارهای تجزیه و تحلیل داده‌ها و بصری‌سازی آن‌ها
• ابزارهای بررسی بودجه و منابع

میزیتو؛ برترین پلتفرم مدیریت پروژه آنلاین فارسی
اگر به‌دنبال یک پلتفرم جامع برای مدیریت پروژه به‌صورت آنلاین هستید، میزیتو بهترین گزینه برای شما است. این پلتفرم دارای این قابلیت است که سازمان‌ها و کسب‌وکارهایی در هر مقیاس و حتی افراد فریلنسر می‌توانند از آن برای مدیریت پروژه و کارها استفاده کنند. میزیتو همچنین قابلیت‌های متعددی برای بهبود تعامل و تسهیل دورکاری دارد. برای بهره‌مندی از این مزایا کافی است در سایت میزیتو ثبت نام کنید.

سوالات متداول
استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه آنلاین چه مزایایی دارد؟
از مزایای این نرم‌افزارها می‌توان به صرفه‌جویی در زمان، کاهش خطاهای انسانی، بهبود تعامل بین اعضای تیم و افزایش کیفیت خروجی پروژه اشاره کرد.

در زمان انتخاب ابزار مدیریت پروژه آنلاین به چه مواردی دقت کنیم؟
پیش از انتخاب این ابزارها باید نیازهای کسب‌وکار خود را تعیین کنید. در ادامه باید مواردی مانند امکان یکپارچه‌سازی با دیگر پلتفرم‌های مدیریتی کسب‌وکار، رابط کاربری آسان، تنوع و کاربرد ابزارهای داخلی، پلن‌های اشتراک نرم‌افزار و ... را بررسی کنید.